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Alerta sobre penalidades iminentes e a necessidade de adaptação dos processos fiscais e operacionais das empresas.

Análise da ASIS Tax Tech, plataforma especializada em gestão tributária, alerta que as empresas precisam adequar seus processos operacionais e fiscais para cumprir as novas obrigações da reforma tributária, que passam a ter penalidades a partir de agosto de 2026, antes do início da arrecadação dos novos tributos em 2027.

A Receita Federal e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) receberam até 15 de junho sugestões para melhorar o texto que regulamenta o novo imposto, criado pela reforma tributária. O texto original foi publicado no final de abril, quando também foi estabelecido o regulamento da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), igualmente instituída pela reforma.

De lá para cá, há efeitos dessas regulamentações pouco difundidos e que, por isso, estão passando despercebidos pelas empresas. A avaliação é do CEO e de especialistas da ASIS Tax Tech ao analisar o atual cenário de implementação, gradativa, da reforma. A transição vai deste ano até o final de 2032; em janeiro de 2033 estará em vigência o novo modelo.

Para o CEO da ASIS Tax Tech, Ulisses Brondi, a proximidade do início das penalidades, previsto para agosto de 2026, ainda não despertou em muitas empresas a urgência necessária para promover as adaptações exigidas pela reforma. As obrigações fiscais que começam a ser instituídas, mesmo sem representar recolhimento efetivo de tributos, já são decisivas para a gestão tributária interna.

“Muitas empresas ainda enxergam 2026 apenas como um período de adaptação, sem qualquer perigo. Só que, na prática, este deve ser entendido como um momento estratégico, pois é quando o Fisco começa a formar a base histórica de dados que servirá de referência para os próximos anos. Por isso, é fundamental que as empresas aproveitem esse período de testes para validar cadastro de produtos, processos, corrigir inconsistências e preparar suas operações antes do início efetivo da cobrança”, recomenda o especialista.

As regulamentações da CBS e do IBS tornam obrigatório, a partir de 1º de agosto deste ano, o preenchimento dos campos dos referidos tributos nos documentos fiscais. Não haverá cobrança de ambos — isso passará a ocorrer em 2027. Contudo, a ausência dessas informações, após agosto, resultará na rejeição da autorização do XML/nota fiscal por parte do Fisco.

Outro ponto que pode estar passando despercebido é que as regulamentações provocam mudanças operacionais e na gestão fiscal significativas, mesmo sem a recolha imediata dos dois impostos.

“O preenchimento correto dos campos CBS/IBS exigirá adaptações nos sistemas ERP, emissores de notas fiscais e processos fiscais das empresas. Será necessário revisar cadastros de produtos, regras tributárias, parametrizações fiscais e integrações responsáveis pela geração do XML da nota fiscal”, enumera Brondi.

Mais do que adequações e novas obrigações, as regulamentações impõem às empresas a revisão de seus processos internos e a capacitação de suas equipes fiscal, contábil e de tecnologia. “Do contrário, além de penalidades por ausência ou inconsistência de informações, as empresas poderão enfrentar aumento da carga tributária, impactos no fluxo de caixa e redução das margens de lucro”, alerta.

Em contrapartida, se adequadamente aproveitado, o período de transição traz oportunidades. “Empresas que se anteciparem às mudanças terão mais segurança tributária, menor risco de inconsistências e maior capacidade de identificar oportunidades de redução de custos, aproveitamento de créditos e otimização da carga tributária no novo modelo”, orienta o CEO da ASIS Tax Tech.

Os 20 principais impactos

Por fim, a equipe de especialistas sintetiza as regulamentações e seus impactos em 20 pontos:

1. A CBS e o IBS irão substituir tributos como PIS, Cofins, IPI (exceto para produtos concorrentes aos da Zona Franca de Manaus), ICMS e ISS, unificando parte da tributação sobre consumo.
2. Tributação no destino: o imposto passará a ser recolhido no local de consumo do produto ou serviço, e não mais na origem.
3. Não cumulatividade ampla: as empresas poderão aproveitar créditos tributários de forma mais ampla sobre bens e serviços utilizados na atividade econômica.
4. Destaque obrigatório no XML/nota fiscal: os campos IBS/CBS deverão ser preenchidos corretamente nos documentos fiscais eletrônicos já a partir de 2026.
5. Validação fiscal mais rigorosa: inconsistências nas informações poderão gerar rejeição da nota fiscal eletrônica e recolhimento de tributos a maior, de forma automática, a partir de 2027.
6. Cadastro tributário 100% atualizado: produtos, serviços, clientes e fornecedores precisarão ter informações fiscais mais detalhadas e atualizadas.
7. Revisão das parametrizações fiscais: empresas precisarão revisar regras tributárias dentro dos ERPs e sistemas emissores.
8. Período de transição gradual: a implementação ocorrerá de forma progressiva, já a partir de 2026, até a consolidação total do novo modelo.
9. Ano de testes em 2026: o período será utilizado para adaptação e validação das informações fiscais enviadas ao Governo.
10. Cobrança efetiva a partir de 2027: a cobrança dos novos tributos começa efetivamente em 2027 para a CBS.
11. Maior controle eletrônico do Governo: o cruzamento de informações fiscais será ainda mais automatizado e rigoroso, em um modelo 100% digital e auditado.
12. Necessidade de saneamento de dados: empresas precisarão verificar inconsistências cadastrais e fiscais antes da emissão de cada nota fiscal com mais frequência.
13. Impacto no fluxo de caixa: mudanças no aproveitamento de créditos e no recolhimento podem afetar o caixa das empresas.
14. Revisão da formação de preços: empresas deverão recalcular margens e estratégias comerciais considerando o novo modelo tributário.
15. Adequação de contratos: contratos com clientes e fornecedores poderão precisar de ajustes tributários.
16. Capacitação das equipes: áreas fiscal, contábil, financeira, TI, comercial e compras precisarão ser treinadas sobre as novas regras.
17. Risco de aumento de carga tributária: dependendo do setor e da operação, algumas empresas poderão ter aumento de custos tributários.
18. Oportunidade de ganho operacional: empresas organizadas poderão automatizar processos e melhorar a eficiência fiscal.
19. Maior importância da governança tributária: o controle e o acompanhamento das informações fiscais passarão a ser ainda mais estratégicos em um ambiente com dados 100% auditados pela Receita Federal.
20. Necessidade de planejamento antecipado: as empresas que iniciarem a adaptação desde já terão menor risco operacional, fiscal e financeiro durante a transição da Reforma Tributária.